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Insights

Gerenciamento Ágil: o jeito Timenow de fazer gestão de riscos

Gerenciamento Ágil de Riscos: a evolução da planilha verde, amarela e vermelha

05.08.2022

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Sua empresa sabe quais são as chances de um projeto dar errado? A pergunta pode parecer pessimista, mas pensar no que “pode dar errado” no início do planejamento de um projeto pode eliminar e mitigar riscos que impactam diretamente nos resultados finais. 

Segundo a última pesquisa sobre gerenciamento de projetos realizada no Brasil pela PMSurvey, em 2014, 69% das empresas relataram ter problemas com prazos na maioria dos projetos, enquanto 50% disseram o mesmo sobre questões relacionadas aos custos. Quando considerados os orçamentos, 54% relataram ter custos finais superiores aos que foram planejados. 

Não atingir os prazos, ter desvios no orçamento e não avaliar corretamente os riscos correspondem, portanto, aos três problemas mais comuns no segmento. 

 

Os dados acima nos mostram que, ao decidir implantar um projeto de qualquer natureza, diversas incertezas ameaçam os objetivos da empresa. É por isso que as boas práticas de gerenciamento de projetos preconizam que o gerenciamento de riscos comece na fase de análise de viabilidade – antes mesmo da etapa de iniciação em que são determinados o cronograma, o orçamento e os principais fornecedores – e vá até a sua entrega. No entanto, isso raramente é o que acontece. 

O que é gerenciamento de riscos

 

O gerenciamento de riscos é o ato de mapear todos os riscos que se apresentam no planejamento de um projeto, permitindo o acompanhamento e fiscalização de planos de ação para responder às ameaças, procurando neutralizá-las e evitando que o resultado do projeto seja impactado negativamente. Do “outro lado da moeda”, também é possível mapear oportunidades que possam impactar positivamente os objetivos do projeto.

No cenário ideal, durante a etapa de planejamento do ciclo de vida do projeto, são determinados o cronograma, o orçamento e o mapa de riscos. Nesse ponto o gerenciamento de riscos deve ganhar corpo e cobrir ao menos esses dois itens - cronograma e orçamento - em que as estimativas iniciais do Termo de Abertura do Projeto (TAP) devem ser confirmadas (prazo e custo). É aqui que comumente uma etapa é esquecida: a de avaliação das variações estatísticas naturais ao se determinar as durações e custos das atividades, uma vez que uma estimativa baseada na experiência ou histórico deixa de lado as variações naturais da execução de qualquer serviço. Ainda nesta etapa, são considerados os riscos iniciais e atuais do projeto.

Nas fases de execução, monitoramento e controle, o gerenciamento de riscos deve se manter ativo para acompanhar o surgimento de novos riscos, fazendo a atualização daqueles que foram mapeados durante o planejamento e a determinação de impactos e probabilidades. Somente um gerenciamento de riscos eficiente pode responder, por exemplo, como está a aderência entre prazos e custos – comparando os dados com o que foi planejado e previsto. Essa atuação deve se estender até a entrega do projeto e ramp up da operação.

 

Apesar de ser uma área vital para o sucesso do projeto, o gerenciamento de riscos muitas vezes é negligenciado por empresas e gerenciadoras. No cenário atual, a equipe que executa o serviço cultiva uma rotina que não acompanha o desenvolvimento do projeto e sua maturidade, não fornecendo respostas objetivas e disponibilizando informações em relatórios mensais, o que prejudica a clareza quanto aos riscos enfrentados pelo projeto.

O que é Agile Risk Management (ARM) ou Gerenciamento Ágil de Riscos

O Agile Risk Management (ARM) representa a evolução da solução de Gerenciamento de Riscos, para dar respostas às dores citadas anteriormente. As metodologias utilizadas na maioria dos projetos não viabilizam uma visão integrada dos riscos entre as áreas que executam o projeto e a empresa que investiu e o idealizou. 

No geral, o trabalho é feito em planilhas de Excel, softwares de simulação e portais ou ERPs que servem como dashboard mas não são capazes de responder perguntas simples e cruciais para os stakeholders: o que o gerenciamento de riscos está dizendo sobre o meu projeto? O projeto vai ser entregue dentro do prazo e do custo que foi planejado?

O ARM responde a essas perguntas e vai além, operando para que as informações estejam acessíveis em portais da web em tempo real. Com essa metodologia, o projeto pode passar de 10% para até 90% de chance de sucesso, trazendo segurança e clareza para todos os interessados.

 O modelo atual de gerenciamento ágil, utilizado pela Timenow, é composto de:

  • Um sistema desenvolvido internamente para a entrada dos riscos, a determinação de probabilidade e impacto e suas associações com os cronogramas

  • Um software de simulação para gerar os impactos no projeto de maneira probabilística 

  • Um portal web para disponibilizar os resultados às partes interessadas

Neste modelo, os dados do planejamento são cruzados aos dados probabilísticos gerados pela simulação de Monte Carlo, dando às partes interessadas condições de realizar todas as ações necessárias para considerar as metas e resultados possíveis, sendo as tendências de data de término e custo final antecipadamente conhecidas.

Isso permite uma tomada de decisões com a antecedência necessária para minimizar os riscos e até mesmo mitigar possíveis problemas do projeto. 

Em um case recente de implantação de um megaprojeto de papel e celulose, o uso da metodologia proporcionou uma maior confiabilidade, visibilidade e segurança dos dados, com mais de 750 riscos mapeados (99% reduzidos após o plano de ação) e 350 ações efetivadas no plano de respostas.

Agilidade no gerenciamento dos riscos

Os pilares do ARM são integridade, disponibilidade e confiabilidade. Para cumprir essas diretrizes, a Timenow utiliza ferramentas de gestão ágil de projetos para atender as necessidades do cliente (Scrum e Kanban).
Tal agilidade permite oferecer uma solução de valor para o cliente, em que o acordo é firmado diante do resultado esperado. Com isso, em pouco tempo é gerado um MVP (Minimum Viable Product) e o gerenciamento de riscos já tem início no projeto. 

O gerenciamento de riscos em projetos é uma atividade de todos, porém com uma consultoria especializada de uma empresa, que tem a função de integrar as diversas áreas e consolidar as informações para gerar as simulações e emitir o relatório com o resultado, a aposta em um projeto se torna muito mais segura.

É hora de evoluir a gestão de riscos da sua empresa e contar com um serviço que garante:

  • Antecipação de potenciais problemas

  • Predição de eventos por meio de análise estatística

  • Disponibilização de informações para tomada de decisão

  • Redução de custos não previstos 

  • Aumento da confiabilidade de prazo do planejamento

  • Aumento na qualidade do planejamento do projeto

  • Plano de contingência para ações imediatas

  • Ações direcionadas para o alcance das metas estratégicas do projeto